TEHNIK PERSIDANGAN IMM
Pendahuluan
Sidang atau persidangan dapat diartikan sebagai sarana tempat mengkomuniasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan keputsan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun organisasi yang berada di bawah organisasi tinggi tersebut, oleh karena itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi bagi organisasi tersebut.
Pengertian dan Tujuan
Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan persidangan. Bagi IMM sidang secara formal dilakukan minimal setahun atau dua tahun sekali guna melaporkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus, Menentukan ketua baru pada Musyawarah di tiap tingkatan. Hal yang seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama persis. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :
Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana.
Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Rapat merupakan media yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Jadi Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik. Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.
Contoh Rapat :
Rapat kerja (Raker), Muktamar, (Musyawarah Daerah) Musyda, (Musycab) Musycab dan Musykom.
Beberapa Macam Sidang
Sidang Komisi
Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus serta untuk pematangan materi sebelum diplenokan (membahas lebih spesifik,rinci,detail pada pokok permasalahan masing-masing komisi yang telah ditentukan pada sidang pleno). Dipimpin oleh Ketua komisi serta dibantu sekretaris. Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut Sidang komisi beranggotakan peserta dan peninjau yang ditentukan oleh sidang pleno Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
Sidang sub komisi
Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.Sidang Pleno
Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali (peserta dan peninjau). Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering CommitteeSidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadwal, tata tertib, pembahasan agenda dan pemilihan presidium sidang. Sidang mengesahkan laporan pertanggung jawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.
Sidang paripurna
Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan biasanya berisi tentang pengesahan akhir hasil-hasil sidang
Kelengkapan Sidang
Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :
Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan. Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal 5 orang dan sesuai kesepakatan peserta sidang namun biasanya dalam persidangan IMM Maksimal 5 orang.. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.
Peserta Sidang
Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.
Peninjauan
Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
Palu Siang
Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.
Draft Sidang
Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
Konsideren
Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan. Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.
Quorum & Pengambilan Keputusan
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena tingkat qauorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus). Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang sampai menemukan selisih.
Notulensi
Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus. Ketentuan Sidang Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :
Serah Terima Jabatan
Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang ke meja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.
Penggunaan Palu Sidang
Cara mengetuk palu sidang
Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang hadir.
Jumlah ketukan
1 kali ketukan
serah terima pimpinan sidang
pengesahan keputusan
Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1x ?? menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
2 kali ketukan
Pembukaan dan pencabutan skorsing jika lebih dari 30
melakukan lobying
3 kali ketukan
pembukaan dan penutupan sidang
pembukaan dan penutupan sidang pleno
pengesahan ketetapan final /akhir hasil sidang
Ketukan Berkali-kali (lebih dari tiga)
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat
Intrupsi
Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :
Intrupsi Point Of Order :
Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.
Interupsi Point of information :
Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
Interupsi Point of justification :
Digunakan apabila menyatakan kesepakatan / setuju pada sebuah argumentasi.
Interupsi point of clarification :
Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
Interupsi point of privillage :
Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan.
Interruption of explanation :
Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.
Skorsing
Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :
Skorsing terbatas,
Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.
Skorsing tak terbatas,
Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.
Lobbying
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.
Peninjauan Kembali (PK)
mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
Pembekuan Sidang
Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.
Hak dan kewajiban Peserta, Peninjau, Presidum sidang
Peserta Penuh
Hak peserta penuh :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2. Peserta Peninjau
Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau :
Mentaati tata tertib persidangan/ permusyawaratan
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
Presidium Sidang
Presidium Sidang mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh ditambah dengan ketentuan sebagai berikut :
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah.
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
Syarat-syarat Presidium Sidang :
Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan wawasan luas
Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
cerdik
Sikap Presidium Sidang :
Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
Kharisma
Tata Tertib, Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan Mengucapkan Bismilairoohmanirohim palu pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirohmanirohim pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirohmanirohim sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan mengucapkan Bismillahirohmanirohim skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
PENUTUP
Semoga Bermanfaat.
Billahi fii sabililhaq, Fastabiqul khairat
DAFTAR PUSTAKA
Tekhnik dan Mekanisme Persidangan Andeka Rocky Tanaamah (Makalah Ini Disampaikan dalam Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa yang Diselenggarakan Oleh Senat Mahasiswa Theolog, Tanggal 11-12 Februari 2005.
1 Reviews :
Lanjutkan
Posting Komentar